Оптимизация рутинных операций в Outlook

Несколько простых способов упростить и ускорить работу с электронной почтой в Outlook, которые помогут экономить ваше драгоценное время изо дня в день.

Используйте горячие клавиши

Простейшая вещь, от которой эффект будет заметен сразу, это использование горячих клавиш. В Outlook их около 250, и даже используя десяток самых часто используемых из них, вы существенно сэкономите время. Вот несколько самых полезных горячих клавиш, с нашей точки зрения:

• Ctrl+R: Ответить на сообщение
• Ctrl+Shift+R: Ответить всем
• Ctrl+F: Переслать сообщение
• F9: Проверить почту
• Ctrl+N: Создает новый элемент Outlook, в зависимости от типа папки, в которой вы находитесь
• Ctrl+Enter: Отправить (если эта полезная комбинация у вас не работает, включите настройку "Использовать сочетание клавиш Ctrl-Enter для отправки сообщений" на вкладке "Почта" настроек Outlook)
• Ctrl+V: В зависимости от типа папки, в которой вы находитесь, будет создан элемент Outlook, и из буфера обмена в него будет скопирован текст. Вместо создания элемента, копирования и вставки текста, это можно сделать одним нажатием.

Также прочитайте статью поддержки Microsoft о всех доступных сочетаниях клавиш в Outlook.

Наш продукт Быстрые тексты позволяет быстро вставлять текстовые шаблоны в любое место Outlook по горячим клавишам. Заполнение любых полей письма поможет быстро заполнить тему или список получателей одним нажатием. На данный момент доступен макрос для вставки текущей даты и времени, с возможностью указания собственного формата. При совместной работе с Быстрыми заметками это позволяет быстро добавлять дату при создании новой записи в заметке. Мы долго думали, какие еще макросы могу понадобиться для быстрой вставки в текст, но так и не смогли ничего придумать. Если у вас есть идеи на этот счет, напишите нам, и мы их обязательно добавим.

Настройте шаблоны

Старайтесь не писать одни и те же сообщения дважды. Создайте шаблоны тех сообщений, которые вам приходится часто отправлять. Например, для запроса информации или напоминания о просроченных счетах. Сохраните сообщение как шаблон, используя "Файл" - "Сохранить как" - "Шаблон Outlook". После этого, для использования шаблона, зайдите в меню "Новые элементы" - "Другие элементы" - "Выбрать форму" и посмотрите в "Шаблоны в файловой системе" для выбора вашего шаблона. Также, вы можете выбрать этот шаблон, дважды нажав на OFT файл в Проводнике Windows. В "Быстрых текстах" вы тоже можете создать необходимые текстовые шаблоны и быстро использовать их по необходимости.

Не отвлекайтесь по мелочам

Многие просматривают почту несколько раз в день – утром, днем и вечером. На всю работу с почтой старайтесь тратить не более часа в день. Постоянная проверка почтового ящика и обработка каждого сообщения в отдельности занимают огромное количество лишнего времени. Сообщения лучше всего просматривать, когда их накопилось достаточное количество. Для того, чтобы новые сообщения лишний раз не отвлекали, измените режим приема почты с 30 минут на 4 часа. Это можно сделать, открыв диалог "Отправка и получение" - "Группы отправки и получения" - "Определить группы отправки и получения" и изменив параметр "Автоматически доставлять каждые" на 240 минут.

Пару настроек, которые помогут сэкономить вам немного времени, мы добавили в наш бесплатный продукт Быстротвики. Изменение стандартных размеров диалогов Outlook, таких как копирование/перемещение элементов в папке, вложение/вставка элементов Outlook и других, помогут вам быстрее ориентироваться в сложной иерархии папок. У некоторых пользователей запуск Outlook занимает существенное время, многие открывают несколько календарей, задач и сообщений. Если в этот момент случайно закрыть Outlook, это приводит к существенной потере рабочего времени. Для этого в "Быстротвиках" мы сделали возможность сворачивания Outlook вместо закрытия (если надо, вы можете закрыть Outlook используя меню "Файл" - "Выход"). Еще одна задача, на которую часто приходится отвлекаться – пометка непрочитанных сообщений в папке "Удаленные" прочитанными. С помощью "Быстротвиков" можно сделать так, чтобы сообщения автоматически помечались как прочитанные при попадании в "Удаленные".