Оптимизация производительности Outlook

Многие удивляются - почему Outlook стал работать так медленно, хотя раньше все было в порядке? Другие просто недовольны скоростью работы Outlook с почтовыми ящиками Exchange/Office 365/IMAP и другими. Как ускорить Outlook самыми простыми методами?

Для начала, отключите или удалите все надстройки Outlook, которые вы не используете. Некоторые надстройки выполняют много вычислений для каждого выделяемого элемента, другие работают при создании и отправке сообщений. Если таких надстроек установлено несколько, каждое из них будет делать одну и ту же работу несколько раз. Лучше иметь одно универсальное решение для Outlook от одного производителя, чем много от разных, если они делают то же самое.

Замечено, что чем меньше сообщений в папках, тем быстрее работает Outlook. Поэтому поддерживайте минимально возможное количество сообщений в ваших рабочих папках. Кроме того, чем меньше сообщений в папке, тем больше внимания уделяется самым важным из них. Нет ничего хуже большого количества разнородных сообщений в одной куче. Каждый раз вы тратите много лишнего времени, чтобы пробегать взглядом одни и те же сообщения. Старайтесь придерживаться правила, что папка "Входящие" всегда должна быть пустой. Вот некоторые приемы для соблюдения этого правила:

1. Сортировка сообщений. Для каждого отдела или большого события можно создать отдельную папку. В этой папке – вложенные для сотрудников, клиентов или финансовых документов. Иногда полезно создать вложенные папки по годам и месяцам. Это позволяет быстро находить нужные данные, а также сразу перемещать сообщения из "Входящих" не задумываясь, что делать дальше с новым сообщением. Не перемещайте сообщения в папки вроде "Разобрать потом" или "Несортированные", позже все равно придется потратить время на сортировку.
2. Отвечайте сразу. Старайтесь отвечать на сообщения так быстро, насколько это возможно. Все сообщения во "Входящих" должны быть обработаны в течение дня. После ответа на сообщение, переместите его в нужную папку и забудьте о нем. Единственное неудобство большого количества папок в том, что Outlook не умеет искать папки по именам. К счастью, наш продукт "Быстрые папки" успешно решает эту задачу.
3. Удаляйте лишнее сразу. Если сообщение не относится к работе или не требует ответа, сразу удаляйте его. Поверьте, вам не будут интересны через год или два сообщения типа "Давай встретимся вечером" или "Не забудь поздравить родителей".
4. Используйте "срок действия сообщения". Если это рассылка, поставьте сообщению "Не действительно после" на неделю вперед и переместите в папку "Рассылки". Чтобы сделать это быстро, можно использовать утилиту "Установка настроек архивации сообщений". В настройках автоархивации этой папки укажите "Удалять старые элементы навсегда" и после истечения срока действия эти сообщения автоматически удалятся.
5. Удаление дубликатов. По разным причинам в Outlook образуются дубликаты элементов. Это могут быть сбои в приеме почты, неудачная синхронизация, какие-то ошибки при копировании сообщений. У нас есть большой набор утилит для удаления дубликатов. Дубликаты можно удалять, перемещать, помечать категориями или флажком. Также есть отчет, который показывает наличие дубликатов в папках.
6. Экспорт сообщений. Если удалять сообщения не хочется, а место заканчивается, используйте утилиты из набора для экспорта и импорта. После сохранения сообщений на диск или облачное хранилище, их можно спокойно удалить. Кстати, если сохранить сообщения в текстовые файлы, по ним очень легко искать с помощью стандартных средств Windows.

Вкратце, чем меньше сообщений в папках Outlook – тем лучше.