Слияние почты с определенными вложениями

В статье показано, как быстро сделать массовую рассылку почты из Outlook списку адресатов с разными вложениями.

Слияние почты с индивидуальными вложениями для разных адресатов - отличный инструмент для деловых рассылок. Вы можете отправлять любое количество автоматически персонализированных сообщений, используя только один шаблон электронной почты и один файл базы данных. И конечно, папку с вложениями.

Зачем использовать слияние почты с индивидуальными вложениями

Когда вам нужно отправить множество однотипных писем вашим клиентам или партнерам, функция слияния почты незаменима.

Если вы знаете, как отправлять массовую рассылку с помощью слияния почты в Outlook, вы легко решите основные вопросы:

• Во-первых, деловой этикет и коммерческие цели предполагают персональное обращение к каждому получателю. С той же целью желательно, чтобы и само письмо имело единственный адрес.
• Помимо обращения, иногда текст сообщения содержит и другие небольшие, но важные отличия. Например, обращение, различную стоимость услуг, персональные предложения.

Не все инструменты для слияния почты, которые справляются с этими базовыми задачами при массовой рассылке, предлагают вам дополнительные возможности. Такие, как персонализировать тему сообщения или отправить различные вложенные документы по определенным адресам.

Между тем, письма с вложениями составляют значительную часть деловой корреспонденции. Часто в коммерческих рассылках требуется отправить дополнительные документы, такие как прайс-листы, буклеты, изображения. В этом случае необходимо слияние почты с вложениями.

Возможность добавления вложений к персонализированным сообщениям - это важно. Каждый адресат получает персональное предложение и чувствует ваше внимание. Но что, если вложения также разнятся для разных адресов? Тогда недостаточно просто добавить вложения при слиянии почты, их также нужно сделать персональными.

Как выполнить слияние почты с индивидуальными вложениями

Утилита Слияние почты с вложениями из пакета ReliefJet Essentials обладает широким спектром настроек, позволяющих настроить массовую рассылку под каждого отдельного получателя. Давайте посмотрим, как сделать письма из массовой рассылки еще более личными, добавляя различные файлы в нашу рассылку.

В начале создадим отдельные колонки в исходной таблице данных и пропишем в них имена файлов вложений. Например, назовем столбцы "Attachment 1" и "Attachment 2".

Обратите внимание, что имена файлов для слияния должны содержать расширение.

Сохраните файл-источник данных в формате .csv и закройте его, чтобы слияние прошло успешно.

Теперь запустите утилиту с ленты Outlook или из отдельного приложения и выполните действия на вкладке Общие в соответствии с инструкциями по настройке утилиты. После этого вы можете продолжить слияние почты с вложениями, используя настройки на вкладке Вложения.

У вас есть три способа прикрепить файлы к письму.

1. Если вы хотите отправить письма с одними и теми же вложениями, прикрепите нужные файлы к шаблону письма.
2. Используйте вариант Вложить файлы из папки.
3. Если же вам нужно отправить адресатам различные документы, заполните поле Вложить файлы из таблицы.

В последнем случае введите путь к папке, в которой вы сохранили файлы для слияния. Обратите внимание, что путь должен оканчиваться на "\". Далее выберите имя столбца, содержащего нужные вам файлы. Если у вас есть два и более файлов для отправки, перечислите их через точку с запятой.

Вы можете указать полный путь к вложенным файлам прямо в ячейках таблицы источников данных. Эта функция понадобится вам в случае, если в некоторые из сообщений должно быть вложено меньше файлов. Для этого выборочно заполните ячейки в столбцах таблицы, соответствующих вложениям. Для адресов, к которым вложений в данных столбцах нет, оставьте ячейки пустыми.

После этого при настройке утилиты укажите только имена столбцов в поле Вложить файлы из таблицы.

Мы рассмотрели особенности отправки различных файлов, назначенных конкретным получателям в списке рассылки. Узнайте о других возможностях при слиянии почты из статей Как объединить почту в Outlook и Как объединить почту из Excel.