Использование слияния почты для массовой отправки электронных сообщений

Функция слияния Microsoft Word - полезный инструмент для массовых рассылок. Однако, есть и другие решения, позволяющие создавать индивидуальные рассылки проще, быстрее и гибче.

Используя слияние почты для массовой рассылки в Outlook, вы можете создавать рассылки из писем с одинаковым основным текстом, но при этом с уникальными сведениями для каждого получателя. Например, вы можете массово отправить сообщения с различным обращением, темой, подписью или вложениями для каждого отдельного получателя.

Как сделать массовую рассылку в Outlook с помощью слияния почты

Почти каждый пользователь электронной почты хотя бы раз в жизни сталкивался со случаем, когда необходимо было отправить однотипные письма разным получателям. А в коммерции такие рассылки являются важной частью деловой деятельности.

В Outlook можно отправить одинаковые письма большому количеству получателей, указав адреса в поле Кому. Но что, если вам нужно поменять в тексте каждого письма фрагменты, предназначенные конкретным получателям, например, личное приветствие? Конечно, можно создать шаблон письма, а затем использовать его в качестве основы, вручную изменяя для отправки отдельных писем каждому адресату. Но когда у вас десятки или даже сотни адресов, представьте, сколько времени займет эта работа! Кроме этого, чем больше адресов добавляется в поле Кому, тем меньше шансов пройти через спам-фильтры получателей.

Существуют специальные сервисы, которые предлагают методы индивидуализации массовых почтовых кампаний. Но гораздо удобнее, легче и дешевле настроить персональную рассылку по-своему с помощью функции слияния почты.

Слияние почты (анг. mail merge), в отличие от рассылки одного письма на несколько адресов, создает отдельное письмо для каждого из них. Например, это могут быть приглашения с одинаковым текстом, но имя, адрес и обращение будут уникальны, соответствуя каждому получателю.

Этого можно добиться путем слияния двух файлов при создании кампаний массовой рассылки:

1. Письмо: документ MS Word или сохраненный из Outlook шаблон сообщения, который содержит текст письма с полями для автоматического заполнения.
2. Источник данных, который содержит значения заполняемых полей.

Давайте кратко рассмотрим, как выполнить слияние почты в Outlook.

Шаг 1: Создаем файл с данными для персонализации почты

После того, как мы подготовили письмо, нужно сформировать источник данных для заполнения адресов получателей и других полей слияния. Различные инструменты для рассылок предлагают разные типы источников данных для заполнения полей в шаблоне. Например, контакты Microsoft Outlook для добавления адресов.

Наиболее распространенный и простой способ - использовать в качестве файла данных электронную таблицу, в которой могут содержаться различные данные для объединения с шаблоном письма. Например, при слиянии почты из Excel.

Внимательно проверьте все поля перед выполнением слияния. Например, иногда необходимо выделить отдельные колонки для фамилии и имени.

Шаг 2: Создаем шаблон сообщения для слияния

Для того чтобы создать персонализированные сообщения массовой рассылки, прежде необходимо создать шаблон письма. Это можно сделать разными способами:

• Вы можете создать документ, содержащий готовые поля для слияния в Microsoft Word.
• Однако если вы работаете с Outlook, удобнее всего писать исходное письмо, не выходя из программы. Так вы сможете работать с привычными инструментами и понимать, как будут выглядеть конечные сообщения. Набирая черновик письма в Outlook, вы не будете переключать свое внимание на другие программы. Такой способ набора текстового шаблона предлагает наша утилита.

Независимо от того, как вы создадите исходный документ, он будет содержать поля для заполнения при слиянии. Они будут заполнены данными из источника данных, созданного на первом шаге.

Шаг 3: Свяжите файл базы данных с документом электронной почты

После того, как оба документа готовы, настало время выполнить слияние. Обязательно сохраните документы, прежде чем приступать к работе. Затем выберите файл шаблона и файл источника данных, чтобы связать их.

Например, с помощью утилиты Слияние почты с вложениями связать таблицу исходных данных с шаблоном письма очень легко, достаточно выбрать файлы на вашем диске или сетевом ресурсе:

Шаг 4: Массовая рассылка персонализированных писем

Последним необходимым шагом перед отправкой персонализированных писем является их предварительный просмотр. Так вы сможете убедиться, что объединение прошло успешно, и еще раз проверить, что вы ничего не забыли.

Процесс предварительного просмотра может быть разным для разных инструментов. Например, Пошаговый мастер слияния в MS Word показывает, как будет выглядеть текст письма перед объединением.

Утилита Слияние почты с вложениями из пакета ReliefJet Essentials позволяет сохранить готовые письма в отдельной папке, чтобы полностью проверить их перед отправкой.

После просмотра запустите процесс слияния и отправьте письма немедленно либо сохраните их, если используемый вами инструмент слияния позволяет это сделать. Нажмите кнопку Отправить один раз, и все ваши адресаты получат индивидуальные письма с личными приветствиями и другими важными персональными сведениями.

Инструменты слияния почты от Microsoft

Microsoft Office предлагает выполнять слияние почты Outlook с помощью Word. Пошаговый мастер слияния - это поэтапный инструмент, который предлагает вам различные варианты в процессе работы.

Основные шаги по слиянию почты в MS Word аналогичны перечисленным выше. Сначала вы подготавливаете шаблон письма в Word и таблицу с данными в Microsoft Excel. Затем на вкладке Рассылки ленты Word нажмите Начать слияние > Пошаговый мастер слияния... и выберите рассылку электронных сообщений и нужный документ.

После этого мастер попросит вас выбрать исходный список получателей. Для этого можно использовать контакты Outlook или другой список адресов.

Следующие шаги - добавление полей слияния в шаблон письма и предварительный просмотр объединенного текста, чтобы убедиться, что данные во всех полях заполнены правильно.

Когда все готово, запустите рассылку на последнем шаге мастера или нажмите Найти и объединить > Отправить электронные сообщения на ленте. Word отправит отдельное письмо на каждый адрес.

Ограничения при использовании мастера слияния в MS Word

Функция слияния почты в MS Word решает важную задачу персонализации массовых писем. Однако слияние почты в Word имеет некоторые ограничения.

Запутанный процесс

Инструмент слияния писем MS Word обладает широкими возможностями, но процесс слияния не самый простой.

• Процедура настройки довольно сложна и отнимает много внимания и времени у пользователей начального уровня.
• Хотя Пошаговый мастер слияния призван упростить процесс, он лишает вас возможности выполнять действия в удобном для вас порядке. Вам придется изучить принцип работы инструмента и запомнить последовательность действий.
• Для слияния почты в MS Office вам необходимо использовать различные программы: Outlook, Microsoft Word, а часто еще и Excel или Access.
• Настройка Просмотр писем на самом деле не позволяет увидеть, как будут выглядеть электронные письма Outlook, а только просмотреть финальный текст сообщений.

Ограниченные настройки

Word предоставляет хорошие возможности для настройки пользовательских полей слияния в тексте письма, но не имеет возможностей для настройки темы, копии или скрытой копии. Эти ограничения значительно снижают эффективность ваших кампаний по почтовым рассылкам.

Ограничения слияния

Основным ограничением слияния почты в MS Word является то, что вы не можете добавлять вложения в письма, созданные в процессе слияния. Для этого необходимо использовать еще один инструмент, что делает весь процесс еще более сложным.

Как отправлять массовые письма в Outlook с помощью утилиты "Слияние почты с вложениями"

Расширенная версия утилиты Слияние почты с вложениями выполняет процессы слияния по тому же алгоритму, который мы описали выше. Она предлагает быстрый и простой способ автоматической персонализации массовых рассылок:

• Вы можете создать шаблон письма в Outlook из обычного письма или использовать ранее сохраненный документ в формате OFT или MSG. Используйте макросы в теле письма, так же, как вы используете их в других полях сообщения. Добавьте соответствующие столбцы в таблицу - источник данных.
• Источником данных для полей слияния является стандартный файл электронной таблицы CSV. Это распространенный формат, который легко создать в Microsoft Excel или другой программе, работающей с электронными таблицами.
• В настройках утилиты выберите поля для слияния, включая адреса получателей, тему, CC, BCC.
• На вкладке Вложения вы можете выбрать способ добавления файлов к рассылке. Можно указать путь к полю слияния в таблице данных или в настройках утилиты. Подробнее можно почитать
• После настройки утилиты вы можете массово отправлять электронные письма сразу после слияния. Или сохранить исходящие сообщения в отдельной папке Outlook и проверить их, чтобы убедиться, что все в порядке. Настройки на вкладке Расширенные предоставляют много вариантов отправки.

Узнайте больше о том, как выполнять слияние почты с вложениями в подробном описании утилиты.

Дополнительные преимущества

• Инструмент "Слияние почты с вложениями" позволяет создавать персонализированные электронные письма непосредственно в Outlook. Таким образом, вы можете легко формировать свои информационные рассылки, будучи уверенными, что клиенты и партнеры получат их точно в таком же виде.
• Утилита предоставляет отличные возможности для работы с вложениями. Укажите расположение вложения в таблице источника данных или при настройке программы. Вы можете отправлять разные или одни и те же документы нескольким получателям, вкладывать документы прямо в шаблон сообщения. Утилита может автоматически конвертировать вложения MS Word в Adobe PDF при слиянии почты. А кроме этого, удалять вложения из файла-шаблона рассылки, если в конкретном случае они не нужны, а менять общий шаблон не хочется.
• Вы можете использовать данные из столбцов таблицы данных даже для полей CC, BCC и темы.
• Перед отправкой письма можно выбрать профиль, учетную запись Outlook и адрес отправителя.
• Есть возможность ограничить выбор ячеек из таблицы-источника данных, чтобы отбирать данные в заданном диапазоне строк или для отправки разным получателям по определенному условию.
• После завершения настройки можно сохранить готовые к отправке сообщения в определенной папке Outlook, не отправляя их.
• Вы можете установить время начала отправки сообщений, а также задать промежуток времени между отправкой каждого последующего сообщения. Так вы обойдете ограничения почтового сервера на количество отправляемых сообщений в единицу времени. И дополнительно уменьшите вероятность попадания писем из рассылки в спам.

Резюме

Массовая рассылка - чрезвычайно полезная опция, которая может решить множество задач в различных областях:

• рассылка специальных предложений клиентам,
• уведомление партнеров об изменениях в вашем бизнесе,
• информирование подписчиков о последних новостях,
• корпоративная рассылка,
• просто объявление друзьям о предстоящем торжестве.

В любом случае будет удобно, а зачастую необходимо персонализировать ваши письма. Функция слияния почты позволяет автоматически превратить обычные информационные рассылки в индивидуальные послания, содержащие личные данные.

Среди различных решений этого вопроса выбирайте те инструменты, которые обладают наибольшим потенциалом, гибкими настройками и простотой использования. Используйте профессиональные программы слияния почты, которые не ограничивают количество получателей, помогают избежать спам-фильтров и отправляют безупречные личные сообщения для достижения ваших целей.