Иногда в процессе поиска и удаления дубликатов сообщений и других элементов Outlook возникает ситуация, когда кажующиеся одинаковыми сообщения не определяются как дубликаты. Увидеть различия может быть не так просто, если не использовать специальные инструменты.
Дубликаты сообщений электронной почты часто беспокоят пользователей Microsoft Outlook. Эту проблему легко исправить, если вовремя устранить причину дублирования сообщений и избавиться от дубликатов, которые уже появились в вашем почтовом ящике. Однако, иногда пользователи жалуются, что не могут удалить одинаковые сообщения ни с помощью встроенных инструментов Outlook, ни с помощью автоматических профессиональных инструментов. Сообщения выглядят совершенно идентичными, но программа не может найти ни одного дубликата.
Разберемся, почему так происходит, и как решить эту проблему.
Что такое дубликаты сообщений в Outlook
Прежде всего, необходимо различать настоящие дубликаты сообщений Outlook и те, которые только кажутся дубликатами. Определить дубликаты можно разными способами. Например, через сравнение Message-ID или хэш-значения других полей сообщения.
Надо иметь в виду, что сообщения с одинаковым идентификатором Message-ID являются дубликатами, но при этом могут не быть точными копиями. А если сравнивать лишь одно или два значения полей сообщения, то можно удалить сообщения, которые даже визуально не похожи. Поэтому, чем больше полей вы сравниваете, тем точнее сравнение, но и выше вероятность, что одно из них может незначительно отличаться, и программа может не посчитать их дубликатами.
Что такое идентификатор сообщения Message-ID в Outlook
Идентификатор сообщения Message-ID или Заголовок Интернета - это уникальный опознавательный элемент сообщения электронной почты. Он автоматически присваивается почтовым клиентом или сервером, когда вы отправляете сообщение. Содержится этот идентификатор в заголовке сообщения. Поскольку Message-ID уникален, то при его совпадении у нескольких сообщений они распознаются как дубликаты, даже если сообщения были изменены.
Как найти Message-ID в Outlook
Значение Message-ID можно найти в интернет-заголовках сообщений Outlook. Чтобы увидеть Message-ID в Outlook:
- Дважды щелкните на нужном сообщении, чтобы открыть его в отдельном окне;
- Перейдите в меню Файл > Сведения > Свойства;
- Message-ID отобразится в открывшемся окне в поле Заголовки Интернета. В некоторых случаях это поле может быть пустым. Тогда такое сообщение не будет распознано как дубликат, даже если оно повторяется в одной и той же папке.
![Заголовок Message-ID в Outlook]()
Что такое хэш-значение у сообщения электронной почты
Хэш - это специальное число, которое уникально для определенного значения. Оно вычисляется особым образом для определенного набора данных. Это могут быть тексты, изображения, видеофайлы и любые другие типы данных. В данном случае, это идентификатор какой-либо части сообщения, например, адреса электронной почты или текста.
Если хэш-значения отличаются, то, с точки зрения программы, сравниваемые поля сообщения разные. Но изменение текста может произойти из-за штампа антивируса, сбоя в работе почтовой системы и т.д. При этом во всем остальном сообщения могут быть абсолютно идентичны.
Как сравнить, найти и удалить все похожие сообщения Outlook
Расширенные версии утилит для проверки, пометки и удаления дубликатов сообщений в Outlook обладают широкими возможностями для сравнения писем по определенным полям. Если вы уже знаете, какие поля отличаются друг от друга, настройте утилиту так, чтобы она игнорировала их и считала сообщения дубликатами при совпадении других полей. Но что делать, если вам кажется, что все поля сообщения идентичны, а сообщения все равно не определяются как дубликаты? Здесь необходимо решить, какие поля игнорировать.
Режим диагностики отчета по дубликатам элементов Outlook поможет вам найти незаметные различия между похожими сообщениями и правильно настроить процесс удаления дубликатов в Outlook. Чтобы выяснить, почему дублирующиеся сообщения в Outlook не идентифицируются как дубликаты, запустите "Отчет по дубликатам элементов Outlook", выделив эти сообщения.
![Запуск отчета по дубликатам Outlook]()
Также как и утилиты для поиска и удаления дубликатов, отчет по дубликатам элементов Outlook предлагает два основных режима для сравнения дубликатов сообщений.
Метод сравнения по умолчанию
По умолчанию программа сравнивает заголовки Интернета Message-ID, если таковые имеются. Если это поле отсутствует у двух повторяющихся сообщений, то далее программа будет сравнивать хэш-значения важных полей. Но если у одного сообщения есть Message-ID, а у другого нет, то программа не определит их как дубликаты.
Чтобы увидеть различия между сообщениями, включите режим Показывать диагностическую информацию на вкладке Общие. Вы увидите, значения каких полей выбранных сообщений отличаются.
![Диагностика отличий дубликатов Outlook]()
Метод сравнения по выбранным полям
Если вы включите параметр Указать поля для сравнения на вкладке Сообщения, программа будет сравнивать значения выбранных полей. В финальном отчете мы увидим хэш-значения, которые наглядно отображают разницу в значениях полей.
Даже в этом варианте сообщения могут быть не распознаны как дубликаты. В режиме диагностики вы можете увидеть подробности. В данном случае они почти одинаковые, но их тексты отличаются. Если вы считаете, что сообщения идентичны, отключите сравнение несоответствующих полей.
![Отличия текстов похожих сообщений Outlook]()
Теперь вы можете сформировать отчет по всей папке или запустить утилиты для поиска или удаления дубликатов сообщений, используя ту же конфигурацию, чтобы найти все дубликаты.
Внимание! При безвозвратном удалении дубликатов отключение полей для сравнения может быть опасно! При удалении дубликатов среди большого количества сообщений есть риск ошибочного уничтожения сообщений, которые не являются одинаковыми.
Заключение
Если вы обнаружили множество идентичных сообщений в папке "Входящие" или других папках Outlook, и их слишком много для удаления вручную, самым верным решением будет использование автоматического инструмента для удаления дубликатов.
Поскольку автоматические инструменты используют в процессе работы значения специальных полей сообщения, не всегда заметные пользователям электронной почты, иногда может показаться, что они работают неправильно.
На самом деле, эти программы имеют гибкие, расширенные настройки, позволяющие приспособить их к вашей ситуации. А специальный инструмент для диагностики похожих сообщений найдет скрытые различия и подскажет, как именно настроить утилиты для поиска и удаления дубликатов, чтобы избавиться от ненужных сообщений в Outlook.
FAQ
Как определяются дубликаты электронных писем в Outlook?
Электронное письмо считается подлинным дубликатом, если все его свойства и поля идентичны.
Почему дубликаты электронных писем в Outlook не обнаруживаются?
Если используемое вами приложение не смогло обнаружить дубликаты, но вы все равно их видите, это не обязательно означает ошибку. Возможно, одни и те же сообщения имеют разные поля, а вы просто этого не замечаете. Это легко проверить с помощью отчета по дубликатам элементов Outlook, как описано в этой статье.
Могу ли я сам указать, какие письма считать дубликатами?
Да, вы можете настроить инструменты ReliefJet Essentials для обнаружения дубликатов так, чтобы найти все письма с нужными одинаковыми полями.
Ищет ли программа дубликаты писем Outlook в разных папках?
Да, вы можете выбрать любое количество папок для поиска. По умолчанию программа сравнивает сообщения в каждой папке отдельно. Чтобы искать дубликаты во всех папках одновременно, включите опцию ''Искать дубликаты без учета папок'' во время настройки программы.
Как устранить дублирование сообщений в Outlook?
Прочитайте статьи об устранении причин дублирования в Outlook, и о том, как удалить дубликаты из почтового ящика, чтобы решить проблему дубликатов сообщений в Microsoft Outlook.