Удаление дубликатов сообщений

Ключевые особенности

• Удаляет дубликаты сообщений электронной почты в папках Outlook, почтовых ящиках Exchange и Office 365, а также в общих папках Exchange Server.
• Позволяет перенести дубликаты сообщений в указанную папку Outlook, чтобы при необходимости вернуть их в исходное местоположение.
• Удаляет дубликаты из одной или нескольких папок одновременно.
• Удаляет дубликаты сообщений в файлах данных Outlook PST.
• Позволяет задавать собственные критерии для определения того, какие сообщения являются дубликатами.
• Устраняет дубликаты сообщений Outlook массово и по расписанию с помощью приложения командной строки.

Почему Outlook дублирует электронные письма и как предотвратить дублирование сообщений

Существует несколько причин, которые могут вызвать дублирование сообщений электронной почты в Outlook. Ниже приведен список из 7 ситуаций, провоцирующих получение повторных сообщений в Outlook, и способы их решения.

Конфигурация правил Outlook

Одной из наиболее распространенных причин дублирования писем в почтовом ящике Outlook является конфигурация правил. Для каждого входящего сообщения Microsoft Outlook применяет все правила вместе. Это могут быть правила "Переместить элемент в папку" и другие.

Решение: Проверьте свои правила, на предмет комбинаций, которые вызывают появление дубликатов в папке "Входящие". Активируйте действие остановить дальнейшую обработку правил, чтобы предотвратить совместное применение тех правил, которые приводят к дублированию писем в Outlook.

Синхронизация учетной записи Outlook на нескольких устройствах.

При работе в одном и том же профиле Outlook на разных устройствах, таких как настольный компьютер, планшет или мобильный телефон, сообщения часто синхронизируются несколько раз. Сбои и ошибки синхронизации приводят к появлению дубликатов сообщений в Outlook.

Решение: Проверьте диспетчер задач, чтобы убедиться, что во время синхронизации запущен только один процесс outlook.exe. Несколько одновременно запущенных процессов - это не редкость, и они могут создавать дубликаты сообщений. Завершите дублирующиеся процессы и возобновите синхронизацию.

Использование нескольких учетных записей Microsoft Outlook

Если вы хотите разделить свою почту, например, рабочую и личную, вы будете использовать разные профили. Однако некоторые пользователи Outlook на самом деле используют не разные учетные записи, а псевдонимы для одной и той же учетной записи электронной почты. При использовании псевдонимов один почтовый ящик может быть настроен дважды, что приводит к появлению повторных писем в Outlook.

Решение: Убедитесь, что вы действительно используете разные учетные записи, а не просто псевдонимы. Если вы все же предпочитаете продолжать использовать псевдонимы, снимите флажок Получать почтовые элементы в настройках учетной записи псевдонима, чтобы избежать получения и отправки дубликатов писем.

Интервалы отправки и получения

Когда промежуток времени между запусками отправки/получения данных очень короткий (несколько минут), это также может вызвать проблему дублирования почты. Outlook дублирует сообщения, потому что не успевает завершиться обработка одного запроса на загрузку/получение данных через почтовый сервер, как уже начинается следующий.

Решение: Немного увеличить интервал отправки/получения. Уменьшите частоту обновления почтового ящика через группы отправки/получения.

1. Откройте окно "Группы отправки и получения".
2. Установите значение параметра Автоматически доставлять каждые ... на значение, превышающее 15 минут.

Использование антивируса

Если Microsoft Outlook и антивирусное обеспечение установлены на одном компьютере, во время отправки и получения писем Outlook может взаимодействовать с антивирусом как с посредником между почтовым клиентом и сервером. Если антивирусная программа настроена неправильно, она не завершает соединение с почтовым сервером. Некоторые антивирусы могут также давать сбои при обработке поврежденных писем. В результате вы получаете те же самые сообщения во время следующего цикла отправки/получения.

Решение: Проверьте в инструкции к вашему антивирусному программному обеспечению, как отключить защиту электронной почты при интеграции его с Outlook.

Outlook настроен неправильно

В случае восстановления профиля Outlook (на новом компьютере или по другой причине) исходная настройка учетной записи POP3 "Оставлять копии сообщений на сервере" будет создавать дубликаты всех предыдущих сообщений, загружая их как "новые".

Решение: После перенастройки Outlook запустите его с новым чистым PST-файлом, прежде чем снова подключить старый PST. Таким образом вы получите все уже существующие сообщения в новый PST-файле. После этого объедините PST с помощью расширенной версии утилиты, чтобы избежать дубликатов.

Добавление файла PST в текущий профиль Outlook

Для резервного копирования Outlook большинство пользователей экспортируют свой почтовый ящик в PST-файл. Затем, при импорте этого файла данных в тот же профиль Outlook, из которого он был экспортирован, элементы Outlook дублируются.

Решение: Используйте профессиональный инструмент для импорта PST в Outlook, чтобы избежать, найти и решить, что делать с дубликатами.

5 веских причин, чтобы удалить дубликаты сообщений Outlook

1. Одинаковые сообщения приводят к хаосу в переписке. Вы не знаете, ответили на сообщение или нет. Если ответить на одно и то же письмо несколько раз, это приведет к серьезным проблемам с клиентами.
2. Копии сообщений - это мусор, который засоряет почтовый ящик. В результате вся почтовая система начинает работать медленнее, ваша производительность падает. Вы тратите больше времени на написание и отправку сообщений. Если почтовый ящик ограничен по размеру, то для освобождения места потребуется хорошо подумать, что именно удалить в первую очередь.
3. Большое количество дубликатов в папках замедляет поиск в Outlook. Иногда вам может показаться, что Outlook завис. На самом деле, происходит индексирование больших файлов и почтовых ящиков - дубликаты мешают поиску нужных сообщений электронной почты.
4. Дубликаты в общих папках Exchange и Office 365 замедляют рабочий процесс. Одни группы людей видят ответы на сообщения, другие могут их пропустить. В результате, для решения многих задач требуется больше времени, эффективность работы падает.
5. При наличии дубликатов, для создания резервных копий надо больше места. В какой-то момент копия почтового ящика перестает помещаться на вашем диске или сетевом ресурсе. При использовании облачных систем хранения это требует постоянных дополнительных затрат, которых можно избежать.

Как удалить дубликаты сообщений с помощью встроенных инструментов Outlook

Outlook предлагает 4 основных метода удаления дубликатов сообщений.

1) Удаление дубликатов с помощью настроек учетной записи Outlook

Файл данных Outlook (PST) может быть настроен несколько раз. Затем, когда он синхронизируется в Outlook, учетные записи, а значит и сообщения, дублируются. В этом случае необходимо удалить дублирующие учетные записи.

1. Перейдите в меню Файл > Сведения > Настройка учетных записей > Настройка учетных записей.
2. На вкладке Электронная почта в окне "Настройка учетных записей" просмотрите настроенные учетные записи. Если одно и то же имя учетной записи встречается несколько раз, удалите дублирующие учетные записи.
3. Для этого выделите учетную запись, щелкнув по ней, а затем нажмите кнопку Удалить.
4. Закройте окно и перезапустите Outlook. Ненужные учетные записи будут полностью удалены.

Если и после этого вас все еще беспокоят повторяющиеся сообщения, воспользуйтесь следующими решениями.

2) Удаление дубликатов писем Outlook с помощью инструмента Импорта/Экспорта

1. Перейдите в меню Файл > Открыть и экспортировать > Импорт и экспорт.
2. Выберите Импорт из другой программы или файла.
3. Выберите Файл данных Outlook (.pst).
4. Укажите нужный файл .pst и отметьте не импортировать дубликаты.
5. Выберите папку для импорта, отметьте Включить вложенные папки и Импортировать в текущую папку. Затем нажмите кнопку Готово.

После применения этого метода в некоторых папках все еще могут оставаться дубликаты сообщений. В этом случае воспользуйтесь следующей встроенной функцией Microsoft Outlook.

3) Удаление дубликатов сообщений с помощью функции Очистки

1. Перейдите в меню Главная > Очистка.
2. Теперь выберите нужную опцию:
   • Очистить беседу, чтобы переместить дубликаты сообщений из беседы в "Удаленные";
   • Очистить папку, чтобы удалить дубликаты сообщений электронной почты из определенной папки;
   • Очистить папку и вложенные папки, чтобы запустить процесс очистки папки вместе с подпапками.
3. Затем перейдите в папку "Удаленные", проверьте удаленные дубликаты сообщений и удалите их навсегда.

Хотя инструмент очистки часто помогает избавиться от дубликатов сообщений Outlook, он не всегда работает идеально. Иногда вы можете получить сообщение об ошибке "Сообщения не были очищены. В папку ... будут перемещены только сообщения, удовлетворяющие параметрам очистки".

4) Очистка дубликатов сообщений электронной почты вручную

Если вы впервые столкнулись с проблемой дубликатов, самым простым способом может показаться ручное удаление.

Действительно, если у вас несколько сообщений, вы можете изменить представление текущей папки Outlook на режим таблицы и удалить те элементы, которые вы считаете дубликатами. Или в настройках просмотра сгруппировать сообщения по выбранным критериям с помощью Столбцы... или Группировка..., а затем удалить найденные дубликаты писем.

Но если вы время от времени получаете дубликаты писем и их у вас уже много, велика вероятность удаления важных данных по ошибке. А если дубликаты находятся в разных папках, удалять их вручную очень сложно и долго. Скорее всего, вы что-то пропустите или наоборот, удалите лишнее.

Все четыре метода управления электронной почтой Outlook могут сработать, если у вас небольшой PST-файл с несколькими десятками писем. Но в подавляющем большинстве случаев ситуация совсем другая - сотни сообщений в нескольких папках. И когда они начинают дублироваться, требуется профессиональный инструмент с гибкими настройками и простым интерфейсом. Такой инструмент позволит быстро удалить дубликаты сообщений электронной почты без потери времени и нервов.

Как удалить дубликаты писем в Outlook автоматически

Удалять дубликаты сообщений Outlook можно вручную. Но если дубликатов много или они находятся в разных папках, сделать это будет очень сложно. Использование нашей программы сэкономит вам время и избавит от ошибок.

Три способа удаления дубликатов сообщений

• Надстройка для Outlook. Удаляет дубликаты сообщений прямо в Outlook. Можно удалить дубликаты среди выделенных сообщений или папок, с использованием контекстного меню. Для частого использования добавьте утилиту на ленту Outlook и удаляйте дубликаты, нажав две кнопки.
• Отдельное приложение. Удаляет дубликаты, не запуская Outlook. Позволяет подключать и отключать PST файлы, не создавая новые профили Outlook.
• Командная строка. Удаляет дубликаты электронной почты в скриптах, командных файлах и по расписанию. Удобно использовать при миграциях и переносе электронной почты между компьютерами и серверами.

Удалите дубликаты сообщений...

• Из любых папок Microsoft Outlook, включая папки поиска. Удаляет дубликаты как из одной, так и из нескольких папок сразу. При удалении дубликатов можно использовать любые фильтры Outlook, просто создайте подходящую папку поиска и удалите в ней дубликаты.
• Из файлов данных PST. В отдельном приложении можно подключить дополнительные PST файлы во время выбора папок. Можно удалить дубликаты сообщений по списку PST файлов, используя возможности командной строки.
• Из почтовых ящиков Exchange Server и Office 365. Поддерживается режим кэширования и онлайн режим. Чтобы удалить дубликаты сообщений из почтовых ящиков других пользователей, используйте командную строку или подключите дополнительные почтовые ящики в Outlook.
• Из общих папок Exchange и Office 365. Используя приоритеты папок, можно оставить сообщения в одних папках, и удалить дубликаты их других. Если требуется, удалите дубликаты сообщений насовсем, вместо их перемещения в выбранную папку.
• Из выделенных сообщений или папок. При использовании надстройки можно удалить дубликаты выделенных сообщений или папок Outlook.

Как определить, что сообщения являются дубликатами?

Ответ на этот вопрос не так очевиден, как может показаться на первый взгляд. Когда в почтовом ящике Outlook сотни дубликатов сообщений, определить их может быть довольно сложно. Наша надстройка предлагает простые способы автоматического распознавания дубликатов.

Чтобы понять, какие сообщения - дубликаты, а какие - нет, надо сравнить их значимые поля и свойства. Отметьте Использовать поля для сравнения на вкладке Общие при настройке расширенной версии утилиты.

Сравнение по полям

На вкладке Расширенные вы можете выбрать следующие поля для сравнения: тема, текст, отправитель, получатели и вложения. Если все эти поля будут одинаковыми у нескольких сообщений, можно сделать вывод, что такие сообщения - дубликаты. Обратите внимание, что даты при определении дубликатов используют редко, поскольку дубликатами часто являются несколько одинаковых сообщений, отправленных в разное время.

Поиск дубликатов за определенный период

В случаях, когда вы точно знаете, что дубликаты появились, например, за последние несколько дней, используйте отбор по датам.

Удаление дубликатов сообщений за последнюю неделю будет работать гораздо быстрее, чем удаление дубликатов из всего почтового ящика или файла данных. При периодическом удалении дубликатов сообщений из общих папок, достаточно сделать полное удаление дубликатов один раз. В дальнейшем лучше использовать удаление с ограничением дат, например, только за последний месяц.

Что можно сделать с дубликатами сообщений Outlook?

• Переместить дубликаты в указанную папку. По умолчанию, это папка "Удаленные". Дубликаты сообщений будут перемещены в выбранную папку с сохранением оригинальной структуры. В этом случае вы можете восстановить удаленные дубликаты Outlook, используя утилиту Объединение папок.
• Удалить дубликаты насовсем. При этом дубликаты никуда не перемещаются, а просто удаляются. Этот вариант также подойдет, если в вашем хранилище Outlook нет папки "Удаленные". Например, при удалении дубликатов из общих папок. Перед использованием такого режима удаления дубликатов полезно проверить правильность настроек при помощи Отчета по дубликатам элементов Outlook.
• Назначить дубликатам указанные категории Outlook, пометить их флагом или установить срок истечения давности. Для этого используйте утилиту Поиск дубликатов сообщений.

Удаление дубликатов из одной или нескольких папок

Если дубликаты сообщений находятся в разных папках, используйте режим Искать дубликаты без учета папок.

В этом случае утилита ищет и удаляет дубликаты в выбранных папках. Чтобы оригиналы сообщений оставались на своих местах, настройте приоритеты папок. Например, при использовании правил Outlook/Exchange для сортировки полученных сообщений по разным папкам, удобно добавить папку "Входящие" в список с низким приоритетом. В этом случае оригиналами будут считаться сообщения, уже перемещенные правилами в выбранные папки, а дубликаты во "Входящих" - удалены.

При поиске дубликатов в нескольких папках сразу, сообщения останутся в одних местах, а дубликаты в других местах будут удалены. Настройте приоритеты папок, чтобы указать, в каких папках следует оставлять сообщения. Можно указать, какие папки имеют высокий приоритет, а какие - низкий. Оригиналами будут считаться сообщения в тех папках, которые имеют высший приоритет. Если дубликат находится в папке с низшим приоритетом, то будет удален именно он. Если не использовать приоритеты папок, утилита удалит те сообщения, которые созданы недавно, оставив те, что старше.

Удаление дубликатов при миграциях электронной почты

Перенос почтовых ящиков из других почтовых систем или почтовых программ - это сложный процесс, чреватый ошибками и сбоями. В ряде случаев, почтовые ящики пользователей или общие папки переносятся на новую систему вместе с ненужными дубликатами. Для решения подобных проблем, зачастую уникальных для организации, предоставляется возможность удаления дубликатов из командной строки. В параметрах командной строки можно указывать списки почтовых ящиков, общих папок или PST файлов, для которых требуется массовое удаление дубликатов сообщений. Командную строку программы можно использовать в ваших PowerShell скриптах, пакетных файлах и других сценариях.