Удаление дубликатов контактов

Ключевые преимущества утилиты

• Безопасно удаляет дубликаты контактов как в одной, так и в нескольких папках Outlook.
• Удаляет одинаковые контакты в любых папках Outlook, включая папки поиска и общие папки Exchange Server.
• Очищает от дубликатов контактов почтовые ящики Exchange и PST-файлы.
• Может перемещать дубликаты контактов в "Удаленные" или в указанную папку на ваш выбор, а также удалять дубликаты контактов насовсем.
• При перемещении дубликатов в папку создается полная структура исходной папки. Есть возможность вернуть перемещенные контакты обратно в их оригинальные папки.
• Вы можете указать дополнительные поля для сравнения дубликатов (имя, электронный адрес, телефон, факс, адрес и другие). Дубликатом будет считаться контакт, который был создан позже.
• Можно указать приоритет папок. При удалении дубликатов контакты останутся в папках с высоким приоритетом и удалятся в папках с низким приоритетом.
• Поддерживается запуск напрямую из Outlook. Это позволяет удалять дубликаты среди выделенных контактов. Вы можете создать несколько конфигураций (например, для разных папок контактов или для разных полей сравнения), и при необходимости запускать нужные одним нажатием кнопки.
• Содержит отдельное приложение для удаления дубликатов контактов без необходимости запускать Outlook.
• Предоставляет приложение для удаления дубликатов контактов из командной строки.

В чем причины дублирования контактов в Outlook

Рассмотрим наиболее распространенные причины появления дубликатов в контактах Outlook.

Добавление нового контакта путем переноса сообщения в папку "Контакты".

Это очень удобный и быстрый автоматический способ создания нового контакта, которым пользуются многие пользователи. Но при этом легко допустить ошибку и продублировать существующий контакт.

Сохранение новых данных для существующего контакта под новым именем

Бывает, что партнеры по переписке пишут друг другу с новой учетной записи электронной почты или с звонят другого номера телефона. И сохраняют эту контактную информацию как новый контакт вместо того, чтобы обновить существующий.

Синхронизация данных

Синхронизация Outlook с мобильными устройствами или импорт контактов из других приложений или веб-сервисов является основной причиной появления дубликатов. Различные устройства могут сохранять данные о контактах, используя разные поля. Или один и тот же контакт может быть сохранен по-разному на разных платформах. В этих случаях данные дублируются, и в адресной книге появляются ненужные записи.

Импорт PST-файла в учетную запись Outlook

Дубликаты контактов могут появиться после импорта архивного файла данных PST в профиль Outlook. Причина в том, что в резервной копии часто содержатся те же контакты, что и в текущем профиле.

Как удалить и объединить дубликаты контактов в Outlook вручную

Вы можете использовать стандартные средства Outlook для удаления дубликатов в адресной книге.

Способ 1. Сравнить контакты и удалить дубликаты вручную

Это самый первый способ, который приходит на ум. Если контактов немного, вы действительно можете сравнить их один за другим и удалить ненужные. Этот метод применим только в том случае, если у вас действительно короткий список контактов.

1. В левом нижнем углу окна Outlook найдите значок Люди и нажмите на него.
2. На вкладке Вид выберите Изменить представление > Телефон. Это наиболее удобное для визуального сравнения табличное представление контактов. В нем отображается весь список контактов вместе с полями, по которым их можно отсортировать, чтобы легче было найти дубликаты.
3. После сортировки по нужным полям дубликаты окажутся рядом, и вы сможете быстро найти и удалить их.

Способ 2. Использование инструмента Импорта и экспорта

Если у вас несколько повторяющихся контактов, их легко просмотреть и удалить вручную. В случае, когда дубликатов сотни или тысячи, удалить их вручную без ошибок очень сложно. Встроенные инструменты Outlook помогут вам немного усовершенствовать этот процесс. С помощью "Импорта и экспорта" вы можете переместить все контакты в новую папку, удалив при этом дубликаты. После этого импортируйте новый файл обратно в Outlook.

Всегда делайте резервную копию адресной книги перед началом экспорта и импорта, чтобы избежать внезапной потери данных.

Шаг 1. Экспорт контактов

1. Нажмите на кнопку Люди в левом нижнем углу окна Outlook.
2. Щелкните правой кнопкой мыши на папке "Контакты" в левой панели Мои контакты и выберите Создать папку.
3. Введите имя новой папки.
4. Вернитесь в исходную папку с контактными данными, разверните список контактов, выделите все с помощью CTRL+A и перетащите их в новую папку.
5. Теперь нажмите Файл > Открыть и экспортировать > Импорт и экспорт.
6. Выберите Экспорт в файл из списка и нажмите Далее.
7. Затем выберите Значения, разделенные запятыми и нажмите Далее.
8. Выберите ранее созданную новую папку и нажмите Далее.
9. На последнем этапе нажмите Обзор..., чтобы найти нужное место для сохранения файла, нажмите Далее и Готово.

Шаг 2. Импорт контактов обратно в Outlook.

1. Перейдите в меню Файл > Открыть и экспортировать > Импорт и Экспорт.
2. Выберите Импорт из другой программы или файла из списка.
3. Выберите Значения, разделенные запятыми.
4. Нажмите Обзор... чтобы указать ранее экспортированный файл. Отметьте не импортировать дубликаты в разделе Параметры и нажмите Далее.
5. На последнем шаге выберите папку контактов по умолчанию в качестве места назначения. Нажмите Далее.
6. Подтвердите действие в следующем окне и нажмите кнопку Готово.

Шаг 3. Объедините контакты Outlook.

Теперь вы можете объединить контактную информацию, которая принадлежит одним и тем же контактам, но разделена на две или более разных записей.

1. Откройте только что созданную "Новую папку" и переместите все контакты в основную папку "Контакты" удобным для вас способом.
2. Если будет обнаружен дубликат, Outlook предложит вам обновить существующий контакт или добавить новый, открыв окно предварительного просмотра данных.
3. Выберите Обновить сведения о выбранном контакте, если вы хотите объединить дубликаты контактов.
4. Выберите Добавить новый контакт, если это два разных контакта.
5. Если вы хотите ускорить процесс, нажмите Обновить все, и изменения автоматически будут внесены во все дублирующиеся контакты.
6. Если вы хотите просмотреть какой-либо контакт позже, нажмите Пропустить. В этом случае исходный контакт останется в "Новой папке".

Зачем использовать утилиту "Удаление дубликатов контактов"?

Описанный выше процесс с помощью инструмента "Импорта и экспорта" не самый простой и может привести к ошибкам и удалению важных контактов. Наша утилита для удаления дубликатов контактов в Outlook быстро и автоматически удаляет копии контактов. Это простой способ очистить адресную книгу и сохранить в ней только уникальные и актуальные данные.

Как удалить дубликаты контактов в Outlook с помощью профессионального инструмента "Удаление дубликатов контактов"

Расширенная версия программы для удаления контактов в Outlook проста в использовании и предлагает выбор критериев для сравнения дубликатов. Затем вы можете удалить их или переместить в нужную папку.

1. Запустите утилиту "Удаление дубликатов контактов" с ленты Outlook или через отдельное приложение.
2. Нажмите Настроить..., чтобы выбрать папки для поиска дубликатов.
3. По умолчанию утилита сравнивает дубликаты по всем полям. Вы можете указать поля для сравнения, активировав соответствующую опцию. Если вы выбрали этот вариант, перейдите на вкладку Поля для сравнения для выбора полей. Выберите желаемые параметры для сравнения контактов.
4. Затем укажите папку на вкладке Общие для перемещения туда дубликатов или отметьте Удалять дубликаты насовсем.
5. Если вы хотите очистить контакты Outlook от дубликатов в выбранных папках, и вы уже определили папку для хранения оригиналов, выберите Искать дубликаты без учета папок. Создайте список папок с высоким приоритетом. Поместите папки с наивысшим приоритетом на самый верх. Или используйте список папок с низким приоритетом, чтобы указать, где дубликаты должны быть удалены в первую очередь.
6. Запустите утилиту и получите результаты через несколько минут.

Имейте в виду, что вы можете сохранить любую конфигурацию для дальнейшего использования без необходимости повторной настройки утилиты. Можно добавить значок утилиты на вкладку ленты Outlook, чтобы запускать очистку контактов от дубликатов двумя щелчками мыши.

Если вы всего лишь хотите проверить наличие дубликатов и отметить их, воспользуйтесь надстройкой Поиск дубликатов контактов.

Как удалять дубликаты контактов в Outlook массово или по расписанию

Использование командной строки в пакетных файлах и скриптах позволяет удалять дубликаты контактов из PST файлов, разных почтовых ящиков и общих папок Outlook и Exchange Server, а также удалять дубликаты контактов по расписанию. Например, эта функция поможет удалить дубликаты контактов после повторных миграций или объединения папок и хранилищ.

Как предотвратить создание дубликатов контактов в Outlook

Чтобы предотвратить появление дубликатов в адресной книге Outlook в будущем, достаточно проверить некоторые параметры.

Проверка 1

Прежде всего, проверьте, включена ли настройка Проверять наличие дубликатов при сохранении новых контактов. Нажмите Файл > Параметры > Люди и включите эту опцию.

Теперь Outlook будет отслеживать дубликаты и предлагать объединить записи с одинаковым именем или адресом электронной почты.

Проверка 2

Если вы заметили, что дубликаты появляются после синхронизации Outlook, запустите диспетчер задач, чтобы проконтролировать, что запущен только один процесс outlook.exe. Если в списке вы видите более одного outlook.exe, завершите остальные при помощи кнопки Снять задачу. После этого можно продолжить синхронизацию.

Проверка 3

При многократном импорте ранее заархивированного файла данных PST обратно в профиль или объединении файлов данных Outlook рекомендуется использовать утилиту Импорт PST в Outlook, чтобы сразу обнаруживать дубликаты и определять дальнейшие действия с ними.

После этих профилактических действий и с помощью утилиты "Удаление дубликатов контактов в Outlook" вопрос дубликатов контактов для вас будет закрыт.