Экспорт сообщений в DOCX

Основные особенности:

• Сохраняет сообщения Outlook в формате DOCX для просмотра и редактирования во всех версиях текстового редактора Word.
• Экспортирует сообщения Outlook в Word из одного или нескольких почтовых ящиков одновременно.
• Сохраняет структуру экспортируемых папок Outlook.
• Позволяет организовать полученные документы Word по папкам согласно заданным критериям: по датам, данным отправителя или получателя, теме письма или по индивидуальным параметрам.
• Предоставляет возможность сохранения вложений и внешних изображений из исходных сообщений.
• Позволяет настраивать размер полей и заголовок сообщения в конечном документе Word.
• Автоматически сохраняет входящие сообщения в формате DOCX при помощи интеграции с правилами Outlook.
• Позволяет выбрать сообщения для экспорта за определенный период.
• Содержит отдельное приложение командной строки для массового экспорта сообщений.

Как экспортировать сообщения Outlook в документы Word?

При работе с письмами часто требуется отредактировать данные и составить на их основе новые документы. Самый привычный инструмент для этой цели - текстовый редактор Microsoft Word. Сохраняя важные сообщения в виде документов Word, вы всегда можете открыть, просмотреть и изменить их даже без доступа к Интернету и к почтовой программе.

Многие пользователи Outlook, которые хотят хранить и обмениваться сообщениями в виде текстовых документов Word, сталкиваются с вопросом экспорта сообщений в соответствующий формат, например, DOCX. Действительно, Outlook не имеет функции прямого экспорта сообщений в DOCX, DOC или RTF. Посмотрим, каким образом можно решить эту проблему.

Как сохранить сообщение Outlook в формате DOCX для Word - ручной способ

Экспортировать сообщения в Word с сохранением оригинального форматирования можно при помощи форматов MHT и HTML, которые Outlook предлагает при использовании функции Сохранить как.

Сохранив сообщение в одном из этих файловых форматов, вы можете открыть полученный файл с помощью Microsoft Word и пересохранить его с помощью Сохранить как в меню Файл, выбрав нужное расширение файла: .docx.

Использование функции "Сохранить как" имеет серьезные ограничения:

1. Только сохраняя сообщения по одному за раз, вы сохраните и исходное форматирование.
2. При таком варианте экспорта из Outlook в Word невозможно сохранить вложения.

Как сохранить информацию из нескольких сообщений Outlook в текстовом документе - ручной способ

Если сохранение исходного форматирования и вложений для вас не принципиально, а требуется экспортировать только текстовые данные из нескольких сообщений Outlook, вы можете сохранить их тексты в одном файле.

Для этого выделите нескольких сообщений и в меню Файл > Сохранить как выберите расширение .txt в окне "Сохранение элемента".

В этом случае данные будут экспортированы в один простой текстовый документ без форматирования и вложений. Конечный файл будет содержать только тексты и заголовки сообщений, следующих друг за другом.

Главные недостатки экспорта сообщений Outlook в файл TXT:

1. Сообщения сохраняются в едином текстовом файле без форматирования и вложений. При этом часть важных данных может быть утеряна.
2. Этот способ применим только для конвертации сообщений из текущей папки Outlook. С его помощью не получится сохранить сообщения в DOCX-формате из разных расположений.

Как сохранить несколько сообщений Outlook в формате DOCX для Word - автоматический способ

Какой же вариант выбрать, если вам нужно экспортировать несколько сообщений Outlook в отдельные документы Word, сохраняя форматирование и вложения? Профессиональный инструмент для автоматического экспорта поможет сохранить любое количество электронных писем из разных папок и почтовых ящиков. Утилита "Экспорт сообщений Outlook в Word (DOCX)" быстро и легко настраивается:

1. Вы можете выбрать папки с сообщениями для экспорта и добавить PST-файлы при настройке утилиты.

   Если вам требуется конвертировать сообщения из определенных PST-файлов в формат DOCX, воспользуйтесь утилитой Конвертация сообщений Outlook из PST в DOCX.

2. Укажите папку для итоговых файлов DOCX. Здесь вы можете настроить утилиту таким образом, чтобы конечные документы были распределены по папкам, используя макросы.
3. Утилита сохранит исходную структуру папок, если отмечена опция Создавать вложенные папки.
4. Вы можете загрузить внешние изображения из сообщений и сохранить вложения.
5. Укажите фиксированный или произвольный период за который должны быть экспортированы сообщения.
6. На вкладке Параметры страницы укажите размер полей и нужно ли включать дополнительных получателей в заголовок.
7. Определите, что делать с экспортированными сообщениями на вкладке Расширенные:
   • переместить их в определенную папку Outlook;
   • удалить сообщения, сохраненные в документы Word, насовсем.

Автоматический экспорт входящих сообщений в документы Word с помощью правил Outlook

Уникальная возможность этой надстройки для Outlook - автоматическое сохранение входящих сообщений в формате DOCX с помощью интеграции в правила Outlook.

Утилита предложит готовый скрипт VBA, который можно скопировать при настройке в окне "Управление избранными утилитами". Добавьте скопированный скрипт в файл проекта Outlook VBA в редакторе Visual Basic. После чего создайте новое правило с использованием этого сценария.

Сохранение сообщений Outlook в документы Word с помощью командной строки

Получите готовую командную строку в автономной версии утилиты. Эта командная строка предназначена для запуска автоматического массового экспорта сообщений Outlook в документы Word из разных профилей Outlook или нескольких почтовых ящиков на сервере Exchange.

Кроме того, командную строку можно использовать вместе с планировщиком Windows для экспорта сообщений Outlook в документы Word по расписанию.

Заключение

Хотя Outlook не предлагает возможностей для прямого сохранения сообщений в формате документов Word, вы можете попытаться обойти эту проблему. Можно экспортировать нужные вам письма в Word по одному через промежуточные форматы HTML или MHT. А можно сохранить текст нескольких сообщений в одном текстовом файле без оригинального форматирования и изображений. В обоих вариантах сохранить вложения из писем будет невозможно.

Самый простой и удобный путь - экспортировать сообщения в документы Word в формате DOCX напрямую с помощью такого профессионального инструмента, как расширенная версия утилиты "Экспорт сообщений Outlook в Word (DOCX)". Так вы сохраните все письма в отдельные DOCX-файлы, не теряя форматирования и изображений. Вы сможете сохранить вложения в отдельных папках по соседству с итоговыми документами Word. Эта надстройка для Outlook может экспортировать любое количество сообщений из любых расположений автоматически и по расписанию.