Эта утилита конвертирует сообщения электронной почты из формата PST, используемого только Microsoft Outlook, в формат документов Adobe PDF, средства просмотра которого доступны на всех платформах и операционных системах.
Пользователи Windows могут открывать PST файлы прямо из Outlook, пользователи других систем лишены такой возможности. Конвертация PST-файла в PDF-документы позволит вам легко обмениваться электронной почтой с другими пользователями, у которых нет Outlook. С просмотром PDF-документов справится обычный web-browser.
Экспорт почты из PST в PDF файлы - хороший способ сохранения её в универсальный формат, для просмотра на любом устройстве.
Что такое файл данных Outlook PST?
Формат файлов PST используется Microsoft Outlook для хранения таких данных, как сообщения, контакты, встречи и совещания, задачи, заметки, документы, записи журнала и т.д. Все данные могут располагаться в папках различных типов: почта, календари и другие. Кроме того, в PST-файлах хранятся важные дополнительные свойства элементов и папок Outlook. Например, правила обработки почты, настройки представлений или папок поиска.
Что такое файлы документов Adobe PDF?
Формат PDF (Portable Document Format) был создан еще в 90-е годы компанией Adobe, и изначально был предназначен в основном для сохранения и печати документов, вне зависимости от платформы. Спустя некоторое время он стал популярен, программы для его просмотра появились повсюду. Сейчас этот формат в основном используется для обмена электронными документами.
PDF файл может содержать форматированный текст, графику, шрифты, а также вложенные файлы. Это позволяет сохранять в него большую часть данных сообщений электронной почты и обмениваться ими с другими людьми.
Зачем конвертировать PST в PDF?
Есть несколько причин, для PST2PDF преобразования электронной почты:
- Совместимость. PST - внутренний формат Microsoft Outlook. Чтобы иметь возможность доступа к своей почте и файлам вложений, хранящимся в PST файле, необходимо иметь установленный Outlook. Для того, чтобы иметь доступ к сообщениям без Outlook, их необходимо конвертировать в другой формат. PDF - удобный формат для поиска, просмотра и печати. В нем могут содержаться вложения и сохраняется оригинальное HTML форматирование с картинками.
- Кроссплатформенность. Microsoft Office Outlook, поддерживающий файлы данных PST, работает только в Windows. В то время, как программы для просмотра и печати PDF есть на всех современных платформах, включая смартфоны. Используйте формат PDF, чтобы поделиться письмом, и получатель гарантированно сможет его открыть и прочитать, независимо от того, какое устройство или операционную систему он использует.
- Отдельный файл для каждого письма. В PST файле хранятся все сообщения почты, поэтому, если он повредится, то будет утеряна сразу вся почта. При конвертации из PST в PDF сообщения сохраняются в отдельные файлы, в случае потере одного из них, остальные останутся нетронутыми.
- Изображения и форматирование. Изображения в сообщениях часто являются ссылками на внешние интернет-ресурсы, и если ресурс станет недоступен, то картинки из писем исчезнут. При конвертации из PST в PDF внешние картинки скачиваются внутрь сообщений. Вы можете быть уверены, что у вас сохранены сообщения в исходном виде.
- Безопасность. PDF-формат позволяет установить пароль и электронную подпись на каждый файл, защитив данные в нем. Файлы PST не имеют серьезной защиты, большинство программ просто игнорируют пароль на PST файлах. Кроме того, существует много бесплатных программ для снятия пароля с PST файлов данных.
- Требования соответствия. Во многих случаях постановлений регуляторов или корпоративной политики требуется, чтобы вся электронная переписка хранилась в течении определенного времени. Преобразование входящих и исходящих сообщений в PDF файлы – отличная альтернатива хранению большого количества данных на дорогих серверах электронной почты.
Наша утилита не требует вручную подключать PST файлы к вашему профилю Outlook. После того, как вы все настроили и запустили, работа будет сделана автоматически. Неважно, сколько PST файлов вам нужно сконвертировать.
Почему нельзя использовать онлайн-сервисы для конвертации PST в PDF?
В PST файлах содержатся важные и конфиденциальные данные. Когда вы используете онлайн-сервис для преобразования почты из PST в PDF, все ваши данные передаются на чужой сервер, включая частные сообщения, контакты, задачи и заметки. Данные обрабатываются на чужом компьютере, и вы никак не можете это контролировать. Только после этого вы можете скачать ваши PDF-файлы.
В отличие от онлайн-конвертеров, наша утилита работает строго на вашем компьютере. Информация из конвертируемого PST файла никуда не передается. Вы можете быть уверены, что ваши данные не попадут в чужие руки.
Чем сохранение PST в PDF лучше других форматов?
- Средства просмотра PDF-формата есть на любых платформах.
- Документы PDF подходят для простого обмена с другими пользователями.
- В PDF сохраняется форматированный текст и тема сообщения, дата, получатели и отправитель, файлы вложений.
- Формат PDF удобен для печати, т.к. это его основное предназначение.
Как конвертировать PST файлы в PDF формат?
- Выберите исходную папку с PST файлами и укажите папку назначения.
- Укажите, нужно ли создавать отдельные папки для каждого PST файла или создавать исходную структуру папок Outlook.
- В настройках утилиты вы можете задать дополнительные фильтры, такие как диапазон дат, отправленные или полученные сообщения и другие.
- Запустите утилиту. Всё остальное будет сделано автоматически.
Как настроить имена файлов при сохранении PDF из PST?
Вы можете выбрать папку для PDF файлов на вашем диске или сетевом ресурсе или указать шаблон для гибкого именования папок и PDF файлов.
Утилита позволяет гибко настроить имена полученных папок и PDF файлов. Для этого в целевом пути можно использовать макросы: например, тему сообщения, имена и домены отправителя или получателей, даты отправки и получения, текущую дату, переменные окружения Windows и множество других значений.
Для продвинутых пользователей, с помощью регулярных выражений можно извлекать для имени целевой папки и сохраняемого файла только нужные части темы, текста письма и других полей сообщений электронной почты.
Какие есть ограничения при конвертации из PST в PDF?
Нет никаких ограничений на количество и размер конвертируемых и получаемых файлов. Можно конвертировать неограниченное количество папок или файлов сколько угодно раз.
Из PST файлов в PDF будут сохранены только сообщения электронной почты. Другие элементы Outlook, такие как встречи, совещания или контакты, будут пропущены.
Как произвести массовую конвертацию почты из PST в PDF?
Программа может произвести массовую конвертацию PST файлов в PDF с использованием скриптов, пакетных сценариев, планировщика заданий, PowerShell и других средств автоматизации. Для этого используйте утилиту командной строки, входящую в состав продукта. Если запустить сразу несколько приложений командной строки, то автоматическая конвертация большого количества PST файлов в PDF станет гораздо быстрее из-а параллельного выполнения.
Чтобы сохранять сообщения электронной почты из PST в PDF по расписанию, используйте приложение командной строки и стандартный планировщик задач Windows. Это позволяет гибко настроить параметры расписания и использовать утилиту в ваших сценариях даже без входа в пользовательский аккаунт.
Сконвертировав сообщения из файлов данных Outlook PST в формат документов PDF, вы получите отдельные файлы для каждого сообщения, разложенные по папкам на диске, согласно оригинальной иерархии папок. В дальнейшем, вы сможете просматривать и распечатывать сообщения с вложениями в PDF формате на любых устройствах и любых операционных системах без необходимости установки Outlook.
* Эта утилита предназначена только для некоммерческого домашнего использования. Она не работает в доменном окружении. Часть описываемых функций и поддержка доменного окружения доступны только в расширенной версии утилиты. Бесплатная версия может иметь дополнительные ограничения.